Conseils pratiques pour mieux travailler !

Retrouvez toutes les fiches pratiques gratuites :

Dans un monde où le multitâche et les distractions sont devenus la norme, il peut sembler difficile de rester concentré et productif. Pourtant, améliorer sa productivité ne nécessite pas de travailler plus, mais de travailler de manière plus intelligente.

Qu’est-ce que la productivité ?

La productivité ne se limite pas à accomplir un grand nombre de tâches. Elle consiste à investir votre énergie, votre temps et vos ressources dans les activités qui ont le plus de valeur.

• Productivité = Résultats obtenus / Ressources utilisées

• Une personne productive se concentre sur l’essentiel et minimise les distractions.

Pourquoi est-ce important ?

Selon une étude de McKinsey, les professionnels passent en moyenne 28% de leur temps à gérer leurs emails, et environ 60% des travailleurs se sentent dépassés par leur charge de travail. Apprendre à mieux gérer son temps peut transformer votre quotidien et réduire le stress.

1. La science derrière la productivité

Comment fonctionne notre cerveau ?

Le cerveau humain est conçu pour fonctionner à plein régime par cycles de 90 à 120 minutes, suivis d’une période de récupération. Ce phénomène, connu sous le nom de rythme ultradien, souligne l’importance des pauses régulières.

Pourquoi le multitâche est inefficace :

Des études ont montré que le multitâche peut réduire la productivité de 40%, car le cerveau met plus de temps à passer d’une tâche à une autre. Mieux vaut se concentrer sur une seule tâche à la fois.

2. Fixez des objectifs avec clarté

L’importance des objectifs SMART

Des objectifs bien définis donnent une direction claire et vous motivent à agir. Voici comment appliquer la méthode SMART :

• Spécifique : Soyez précis sur ce que vous voulez accomplir.

• Mesurable : Quantifiez vos progrès.

• Ambitieux mais Atteignable : Fixez des défis réalistes.

• Réaliste : Soyez en phase avec vos ressources.

• Temporel : Ajoutez une échéance.

Exemple concret :

Objectif flou : « Je vais écrire un article. »

Objectif SMART : « Je vais rédiger un article de 1500 mots sur la productivité d’ici vendredi à 16h. »

Astuce :

Utilisez un journal de planification comme Bullet Journal ou des outils numériques comme Todoist pour suivre vos objectifs.

3. Priorisez avec efficacité

Méthode Eisenhower : l’art de distinguer l’urgent de l’important

Voici un exemple pratique pour mieux comprendre :

• Urgent et important : Un projet dont la deadline est aujourd’hui.

• Important mais pas urgent : Apprendre une nouvelle compétence pour un futur projet.

• Urgent mais pas important : Répondre à un email non critique.

• Ni urgent ni important : Faire défiler TikTok sans but.

Techniques complémentaires :

• La règle des 3 tâches : Chaque jour, identifiez les 3 tâches principales qui auront le plus d’impact.

• Le 80/20 : Identifiez les 20% d’efforts qui génèrent 80% des résultats (principe de Pareto).

4. Optimisez votre emploi du temps

Planifiez votre journée

• Le matin : Bloquez les créneaux pour vos tâches les plus importantes, lorsque votre énergie est à son maximum.

• L’après-midi : Réservez du temps pour des tâches administratives ou moins exigeantes.

• Le soir : Faites un bilan de la journée et préparez votre planning pour demain.

Méthodes de planification :

• Time Blocking : Allouez des blocs de temps spécifiques à chaque tâche.

• Batching : Regroupez des tâches similaires pour limiter les transitions (par exemple, répondre aux emails en une seule fois).

Outils :

• Google Calendar : Idéal pour bloquer du temps.

• Toggl : Pour suivre le temps passé sur chaque tâche

5. Combattez les distractions

Réseaux sociaux et notifications

Les notifications peuvent fragmenter votre attention. Une étude de l’Université de Californie a montré qu’il faut 23 minutes en moyenne pour retrouver sa concentration après une interruption.

Solutions :

• Activez le mode Ne pas déranger sur votre téléphone.

• Utilisez des applications comme Forest ou Focus Booster pour rester concentré.

L’environnement physique

• Minimisez le désordre : Un espace propre aide à clarifier l’esprit.

• Utilisez un casque anti-bruit pour bloquer les distractions sonores.

6. Automatisez et déléguez

Pourquoi automatiser ?

Automatiser des tâches répétitives vous permet de libérer du temps pour des activités stratégiques.

Outils recommandés :

• Zapier : Connecte différentes applications pour automatiser les workflows.

• Calendly : Simplifie la planification des rendez-vous.

• Slack bots : Automatisent les rappels dans vos équipes.

Délégation :

• Identifiez les tâches que vous n’avez pas besoin de faire vous-même.

• Confiez-les à un assistant virtuel, un collègue ou un prestataire.

7. Restez motivé et évitez l’épuisement

Fixez des récompenses

Récompensez-vous après avoir terminé une tâche difficile, par exemple en prenant une pause ou en vous offrant un petit plaisir.

Soyez indulgent envers vous-même

Personne n’est productif à 100% tout le temps. Si vous avez une journée moins productive, ne culpabilisez pas : reprenez simplement votre routine le lendemain

8. Mesurez et améliorez votre productivité

Évaluez votre progrès

• Hebdomadaire : Quels objectifs avez-vous atteints cette semaine ?

• Mensuel : Quelles habitudes ont fonctionné ? Que pouvez-vous améliorer ?

Outils de suivi :

• RescueTime : Analyse votre temps d’écran.

• Toggl Track : Mesure le temps passé sur chaque tâche.

9. Adoptez des habitudes saines pour durer

Bien-être physique

• Hydratez-vous : Buvez 1,5 à 2 litres d’eau par jour.

• Faites de l’exercice : Même 15 minutes de yoga peuvent faire des merveilles.

Bien-être mental

• Méditez : Apprenez à vous recentrer avec des applications comme Headspace.

• Dormez suffisamment : Une mauvaise nuit peut réduire votre productivité de 30% le lendemain.

10. Leçon clé : la productivité est un voyage

Être productif n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’atteindre vos objectifs tout en vivant une vie équilibrée. Expérimentez différentes méthodes pour trouver celles qui vous conviennent le mieux.